ЩО МИ РОБИЛИ ДЛЯ ЗМІН: ДВА РОКИ УПРАВЛІННЯ МУЗЕЙНОЇ СПРАВИ МІНКУЛЬТУРИ

Зроблено:
Інструкцію з обліку,
Резервну копію документації,
Реєстр музеїв
(2014-2016)

(Можлива епітафія)

Вже ці три речі – недаремна праця.
Вкінці – перелік публікацій з детальнішою інформацією про діяльність Управління, ще 37 гіперпосилань у тексті.
Тут спробуємо розповісти про зміни, переосмислити свою роботу.

Чи рівнятися на закордонний досвід, доганяти траєкторією чужого розвитку, чи відразу рухатися до сучасного розуміння музею? Що можемо зробити сьогодні самі? Що для цього потрібно? Як змінити вектор руху від стагнації до розвитку? Як зробити стрибок? Що зробити, щоб позитивні зміни були масштабні і системні? Спадкові і незворотні? Як покращити стан галузі? Як стимулювати розвиток музеїв? Яким має бути український Музей Мрії? Яким має бути державне управління в музейній сфері, політика? Як змінити Систему? Як сформувати бачення, стратегію розвитку? Як отримати актуальні дані? Як діяти, поки цього нема? Як робити це все одночасно? Як обирати пріоритети? Як це робити без додаткового фінансування, без спеціалізованих інститутів, під загрозою війни і втрат культурної спадщини, у межах чинного законодавства, діючого апарату міністерства і традицій?

Ці виклики визначили особливу рамку діяльності.

ЯКИЙ БУВ СТАН (СЕРПЕНЬ-2014)

«У своїй основі музейна мережа в Україні сьогодні являє собою залишки радянської музейної системи, складові якої існують за інерцією та за сьогоднішніх умов зазнають деградації (слід підкреслити, мова не йде про окремі заклади, їхній науковий потенціал, рівень колекцій тощо, а саме про мережу як певну систему закладів, центри науково-методичного та нормативного забезпечення, відповідну інфраструктуру, рівень та канали комунікації тощо). Також слід врахувати, що після розпаду СРСР профільні наукові інституції та установи, що здійснювали нормативне-методичне забезпечення музейної роботи, підготовку кадрів тощо, опинилися в інших країнах. За час, що минув, в Україні так і не вдалося розбудувати адекватну їм заміну, яка б забезпечувала самодостатній та сталий розвиток національної музейної системи. В цілому можна констатувати, що музейна галузь в країні знаходиться у глибокій системній кризі» («Пропозиції щодо першочергових стратегічних пріоритетів розвитку музейної галузі України. Проект. Музейна Рада Мінкультури, 2014») В аналізі також детальніше розглянуто критичні, хронічні та інші проблеми галузі за такими основними аспектами: система державного управління галуззю та її ресурсного забезпечення; безпека музеїв та колекцій; зношеність основних засобів; занепад реставраційної галузі; науково-методичне забезпечення; відсутність регулярного моніторингу стану галузі та ефективної системи критеріїв оцінки ефективності роботи музейних закладів; нормативно-правове забезпечення; кадрове забезпечення.

Для розуміння вихідної позиції (серпень-2014) також потрібно окреслити проблеми (не)управління галуззю: 1) Візіонерська. Відсутнє комплексне бачення розвитку галузі (навіть не стратегія). Формулювання національної музейної політики у Законі є надто загальним та не передбачає шляхів реалізації. 2) Інформаційна. Управління не забезпечене повними і достовірними даними про дійсний стан справ у галузі. Інформація застаріла, недостовірна, узагальнена, абстрактна, несистематизована, непридатна для оперативного використання. Відсутній моніторинг стану, аналітичні матеріали. «Ми навіть не уявляємо, наскільки ми не знаємо». Інформаційна система Міністерства (діловодство) налаштована на вчасне закриття документів, а не на тематичне структурування та швидкий пошук корисної інформації. Проблеми з обміном інформацією та взаємодією між підрозділами. 3) Координаційна. Немає дієвих механізмів реалізації державної політики у сфері. Відсутня комунікація (контакт, довіра, взаємодія) та координація у галузі загалом та з музеями зокрема, столиці з областями, взаємодія між фахівцями. Тобто навіть при наявності доброї стратегії немає спроможності її втілювати. 4) Робота з персоналом. Загальна зневіра, недовіра, відсутність мотивації. Не відбувається формування команди, системної роботи з кадрами – підбором, мотивацією, підвищенням кваліфікації. 5) Самовдосконалення. Не ведеться робота над зміною стану – перелічених проблем. Не відбувається переосмислення, розвитку спроможності, зміни процедур, процесів, підходів. Додатковими обтяжливими факторами є надзавантаженість кореспонденцією, поточною роботою, вирішенням проблем (часто глобальних) «на вчора» і конфліктів – це створює замкнуте коло, з якого важко вирватися. Тому замість ‘смарт’-менеджменту – бажання зарегульовувати невизначене, апелювання до відсутності коштів, небачення і невизнання проблем. Як наслідок – немає сталості, послідовності, як і розвитку.

Структура і чисельність Управління. У серпні 2014 року існувало Управління музейної справи та нормативно-методичного забезпечення переміщення культурних цінностей з двома відділами загальною чисельністю 11 осіб: відділ нормативно-методичного забезпечення реставрації та утримання пам’яток; відділ музейної справи. Протягом квітня-червня 2015 року створеноУправління музейної справи та культурних цінностей у складі чотирьох відділів: відділ з питань формування державної політики у сферах музейної справи, вивезення, ввезення та повернення культурних цінностей; відділ з питань діяльності музеїв та забезпечення реалізації музейної політики; відділ облікової та фондової роботи; відділ з питань переміщення культурних цінностей. З грудня 2015 р. Управління діє у повному складі з 22 осіб.

ЯКИЙ БУВ ПЛАН

Стан справ у музейній галузі ставить цілий ряд питань «що робити?», які, в свою чергу, зумовлюють серйозні виклики до організації управління.

Як планувати в умовах цілковитої невизначеності?

Масштаб і межі, горизонт планування. Об’єктами досліджень були всі музеї, не лише п’ятнадцять підпорядкованих, - тисячі комунальних, відомчих, приватних в усіх куточках України, в тому числі тимчасово окупованих. Такий масштаб змінює фокус проблем – від дрібних до системних. Щодо обраних меж відповідальності – попри думку, що Міністерство відповідає за все, не слід забувати про визначені законодавством обов’язки Засновника (Власника) Музею щодо його забезпечення приміщенням і ресурсами, директора і зберігача щодо забезпечення збереження музейних предметів, ефективного управління інституцією. Враховуючи зовнішню невизначеність, мінливість та загроженість, стратегувалося глобально, водночас планувалися тактичні кроки на найближчу перспективу.

Роль Управління. За визначенням, музейна справа включає в себе практику (рівень музеїв), науку (музеєзнавство/музеологію) і музейну політику. Міністерство культури є центральним органом виконавчої влади з формування та реалізації національної музейної політики. Також до основних його функцій належать контроль за збереженням державної частини Музейного фонду України та управління 15-ма музейними інституціями сфери Мінкультури. Управління музейної справи та культурних цінностей є структурним підрозділом Міністерства, що здійснює підготовку рішень у музейній галузі.

Потрібно розуміти, що без підтримки спеціалізованих інституцій, які здійснюють наукове, методичне, інформаційне забезпечення, Міністерство апріорі не може самостійно формувати сучасну стратегію розвитку культури і державну політику. Потрібен постійний тісний контакт-співпраця із практиками, з експертами, взаємодія з професійною спільнотою.

Базова гіпотеза – менеджмент+комунікація: в Україні є добрі музеї, наукові інституції, успішні приклади, унікальні колекції, проактивні, компетентні й відповідальні фахівці, і є ресурси. Щоб досягнути розвитку, треба все це зв’язати, щоб усе запрацювало, для цього потрібно розумно керувати обмеженими ресурсами, опираючись на актуальні дані. Основна функція управління – координація усіх суб’єктів галузі для досягнення спільної мети. Це також унікальна функція Міністерства, зважаючи на його повноваження.

Пріоритети змін. Вартує відокремити задачі зі зміни стану галузі від задач зі вдосконалення способу управління. Щодо галузі: цілевстановлення; створення умов для розвитку музеїв; забезпечення збереження Музейного фонду. Для вдосконалення управління: забезпечення актуальними даними; формування бачення розвитку галузі, формування політики; створення механізмів реалізації політики; збільшення спроможності управління.

Складність у тому, що працювати потрібно у всіх напрямках одразу. Зміни слід втілювати паралельно із щоденною роботою, кореспонденцією, вирішенням проблем і конфліктів – плисти проти течії потрібно швидше від течії. Недоречні зміни також можуть нашкодити, тоді додатковим побічним ефектом буде ще й дискредитація усього нового як такого. Проблема занадто швидких змін – можна втратити зв’язок з об’єктом змін, із середовищем – і все даремно. Тому –

Важливі принципи змін: зміни повинні або змінювати стан, вирішувати проблеми, або  не здійснюватися; адекватність до реальності; від функції до структури;  єдине бачення розвитку галузі та державної політики; узгодження діяльності, враховування думки ключових суб’єктів; спочатку підготовка, тоді впровадження; не завалити поточне.

Щодо управління музеями сфери Мінкультури – необхідно налагодити системну роботу з ними як з комплексними культурними та науковими інституціями.

Для чого все це? Яким має бути Музей Мрії?– Сильний, самостійний і підзвітний (суспільству) Музей, що зберігає, досліджує культурну спадщину і комунікує її з суспільством для розвитку останнього, тому потрібний.

Важливо «як». Важливими є не тільки результати, але й процеси – саме вони і є «культурою», саме вони її і визначають: культуру діяльності, управління, музейництва, змін.

ЩО МИ ЗРОБИЛИ

За переліченими пріоритетами розповімо про результати і процеси.

ЩОДО ГАЛУЗІ. Цілевстановлення, орієнтири потрібні і музейникам, і Міністерству, і суспільству. Щоб піднімати актуальні теми і складні питання, формувати нові сенси, вивчати позитивний досвід і реалії, передній край галузі, започатковано Музейні зустрічі – дискусії та обговорення доповідей про успішні практики. Десяток тем, конспекти, багатотисячна аудиторія. Створюваний Музей Майдану – про цінності; започаткований проект «Віртуальна реальність Поштової площі» – про те, що можем втратити.

Чому важливий #МузейВажливий? Для чого взагалі музей, кому потрібний? Флеш-моб до Міжнародного дня музеїв-2016 за пару днів «зачепив» кілька десятків музейників (з кільканадцятитисячної спільноти), ще кілька десятків небайдужих (із-понад 40 мільйонів). Чи достатньо цього для змін?

Створення умов. Розроблено і щойно затверджено Інструкцію з обліку музейних предметів, незмінну з 1985 року. Підготовлено до затвердження Порядок обліку музейних предметів в електронній формі за стандартами CIDOC CRM (розроблений Українським центром культурних досліджень та Українським центром розвитку музейної справи). За цими стандартами створено пілотну діючу модель Системи електронного обліку музейних предметів (з Державним історико-культурним заповідником «Тустань» та Українським центром розвитку музейної справи). Щоб зробити потрібну інформацію максимально доступною музейникам, започатковано структурований довідник на порталі «Музейний простір».

Забезпечення збереження Музейного фонду: здійснено резервне копіювання (фотокопіювання) облікової документації музеїв; визначено стан виконання повного звірення за 2003-2016 роки; співорганізація тренінгів щодо дій у надзвичайних ситуаціях для налагодження всеукраїнської мережі (Запоріжжя, Опішне, Львів).

Переміщення культурних цінностей. Питання вивезення, ввезення та повернення культурних цінностей нові для управління музейної справи (2015). Більше місяця тривав аналіз стану-спадку. Крім ситуативного повернення Меча Вікінга з Естонії, зібрано перелік експертів, що здійснюють державну експертизу культурних цінностей; запропоновано нову процедуру розподілу конфіскованих культурних цінностей за участю всіх зацікавлених музеїв; створено дорадчий орган для перегляду Переліку державних установ, закладів культури, інших організацій, яким надається право проведення державної експертизи культурних цінностей; опрацьовано технологію роботи (обміну) зі свідоцтвами на право вивезення (тимчасового вивезення) культурних цінностей в електронному вигляді.

ВДОСКОНАЛЕННЯ УПРАВЛІННЯ. Забезпечення актуальними даними: сформовано актуальний перелік музеїв (усього 2 756); опрацьовано звіти «8-нк» за 2014 і 2015 роки; зібрано інформацію про викрадені за 2010-2015 рік музейні предмети; здійснено моніторинг системи обліку музейних предметів у музеях. В поєднанні це вже творить стартову інформаційну базу для прийняття комплексних рішень. Потрібні для управління дані прикріплюються до музеїв з переліку. Перші спроби порівняльного аналізу масштабів і діяльності музеїв сфери Мінкультури відображені в інфографіці (2014, серпень-2015, 2015).

Що це дало? Для прикладу, змінило уявлення про масштаби галузі: кількість музейних предметів (14 мільйонів замість 12), кількість музеїв, що містять державну частину Музейного фонду (понад 2 000 замість 600), кількість музеїв на тимчасово окупованих територіях (146 замість статистичних 70), показало картину щодо системи обліку в музеях, вказало на недосконалість статистичних даних.

Формування бачення розвитку галузі, формування політики. Важливі теми законспектовано на згаданих Музейних Зустрічах: стратегія сталого розвитку для музею; оцифрування колекцій та електронний облік музейних предметів; наукова діяльність; сервіс у музеях; річний звіт музею: форма, зміст, адресат; музей як методичний центр; роль громади у збереженні культурної спадщини; програми для людей з інвалідністю; робота з аудиторіями, виставкові, просвітницькі проекти в музеях для дітей та дорослих. Музейними ініціативами (описані нижче) детальніше опрацьована тема наукової діяльності музеїв, піднято теми музейної звітності, критеріїв ефективності, галузевого стратегування і комунікації, декомунізації. Штаб музейної безпеки напрацював базові заходи для кризового періоду. Управлінням опрацьовано і затверджено Музейною радою першочергові завдання з моніторингу, аналізу та науково-методичного забезпечення галузі. Обговорювано співвідношення Державного реєстру національного культурного надбання і державної частини Музейного фонду, основного і науково-допоміжного фондів.

Створення механізмів реалізації політики. Одним з основних інструментів обрано комунікацію. Її функції: налагодження спілкування; публічність (звіт, відкритість, новини); озвучення орієнтирів (визначення цілей, пріоритетів, принципів); практичні поради; реагування на проблеми; функції комунікації щодо інших пріоритетів – обговорення (бачення, проблеми, дискусії); інфоцентр; моніторинг (стан, потреби, проблеми). Цільові аудиторії:  керівництво Мінкультури, працівники Управління, Музейна Рада, музеї і заповідники сфери Мінкультури, управління культури ОДА (РДА, міста), музеї комунальні, музеї відомчі, професійна громадськість (ГО), медіа; плановані – інші відомства (МЗС, МОН, туризм, ДФС, правоохоронні органи), ВРУ, креативний сектор, закордон, суспільство (через медіа). Контент: для змістового наповнення старалися подавати корисну інформацію, створену за участі Управління, і не дублювали повідомлення про всі можливі події, заходи чи персоналії музейного світу. Базова інфраструктура комунікації включала сторінку Управління на веб-порталі «Музейний простір», Фейсбук-сторінку, e-mail-розсилку. По 1 500 – 2 000 охоплень допису на Фейсбуці, до 1 000 читачів розсилки, поїздки-зустрічі з понад 1 000 директорами, зберігачами фондів у областях, ще конференції, «Музейний простір». З’явився зворотній відгук і розмова. Перешкоди – відсутність доступу до Інтернету й електронки в багатьох музеях, загальний невисокий рівень цифрової культури.

Збільшення спроможності управління. Сформувалася команда працівників із досвідом держслужби і нових, з потрібними компетенціями, правильною мотивацією, здоровою атмосферою, бажанням розвиватися і змінювати. З’явилася горизонтальна взаємодія і відкритість. Регулярна робота над змінами тривала паралельно із закриванням поточних справ. Фахова  спроможність Управління розширювалася співпрацею з професійною громадськістю: спеціалізовані еспертні наради, музейні ініціативи – системна робота в групах для опрацювання стратегічних питань. Наради, інструменти Google, електронні таблиці, багато кави – і нові можливості. Для прикладу, складне опитування музеїв – 1 000 відповідей за місяць, відразу в Excel-таблицю. Або: прото-база даних 2 700 музеїв, сформована однією людиною. Важливо також говорити про нові моделі взаємодії, переосмислення і зміну правил. Наприклад, відкритий реєстр музеїв для спів-наповнення – це не лише доступність інформації, це новий інструмент, можливість опрацьовувати та підтримувати актуальною велику кількість інформації.

ЩО НЕ ЗРОБИЛИ

Так і не вдалося налагодити роботу науково-методичного відділу Національного музею історії України з науково-методичного забезпечення галузі – для чого він і створювався. Не змогли отримати інформацію від страхового фонду документації про музейні предмети на тимчасово окупованих територіях. Не спростили взаємодію музеїв сфери Мінкультури з його структурними підрозділами, кожен з яких відокремлено «засипає» музеї запитами, які часом дублюються. Ще не використовується системно потенціал національних закладів для розвитку галузі.

Тільки почали налагоджувати взаємодію з Академією керівних кадрів культури і мистецтв щодо підвищення кваліфікації музейних працівників; зібрали інформацію про навчальні інституції, що готують для музеїв фахівців. Лише почали планувати систематичне наповнення інформаційного простору позитивними, успішними прикладами і розповідями про унікальну спадщину – на противагу скандалам і конфліктам. Щоб процедура конкурсних призначень директорів насправді змінила ситуацію – потрібно навчати, готувати нових фахових лідерів, що братимуть відповідальність.

Ще попереду – створення окремого Інституту Музею для інформаційно-аналітичного, науково-методичного забезпечення галузі. У планах – датацентр, оцифрування. Ще потрібно опрацювати питання сумнівного походження музейних предметів, «чорної археології».

ЯК ДАЛІ?

Музейну справу необхідно розглядати у комплексі з нерухомою культурною спадщиною та питаннями переміщення культурних цінностей.

Культурна спадщина – це складова культури, яку потрібно зберігати. На відміну від питань розвитку (креативу-творчості), вона без догляду руйнується, втрачається, - і втратиться, якщо нічого не робити. Масштаби цього на сьогодні невизначені, це не враховує сьогодні жодна стратегія, жодна політика.

Збереження культурної спадщини, зміна моделей управління, добрий приклад – те, що може зробити Міністерство для країни.

Два роки – невеликий час для змін, а Управління музейної справи – середня ланка, з обмеженими повноваженнями. Як оцінювати ці два роки? Завершеними проектами? Чи започаткованими змінами, процесами, новими правилами і підходами, поставленими запитаннями, обговоренням недоторканних раніше тем, намріяними цілями?

Що робити, щоби нововведення ставали традиціями? Щоб дотримання норм ставало нормою? Щоденний контроль і санкції? Чи натхненна і відповідальна праця?

Як можна зробити більше? За умови послідовної, злагодженої командної роботи усіх ланок Міністерства культури, мотивованої і цілеспрямованої.

Як зробити стрибок? Мобілізуватися всім разом – музеям, їх Засновникам, Міністерству.

Важливо не згубити головне, – не забувати працювати з культурою і змінами, з командою і суспільством.

Як забезпечити спадковість? Перший слід лишаємо в публікаціях, у звітності. Носіями знань і вмінь є працівники, що це робили. Чи життєздатна сама по собі система управління? Усе тримається на людях, - тому вартує дбати не про систему, а про культуру управління, і про людей.

І наостанок.

Гіпотеза правдива.
Попереду багато роботи.
Але усе можливо.

#МузейВажливий!

ПЕРЕЛІК ОСНОВНИХ ПУБЛІКАЦІЙ ТА РЕСУРСІВ УПРАВЛІННЯ

1. Нариси з управління музейною справою України, або мій перший місяць у міністерстві культури
2. Музеї України в інфографіці: 2014-й рік
3. Музеї України в інфографіці (січень-серпень 2015 р.)
4. Зроблено у 2015: звіт управління музейної справи та культурних цінностей
5. Музеї, заповідники, заклади музейного типу України, відкриті для відвідування. Актуалізація переліку та контактів
6. Музеї і заповідники України, відкриті для відвідування: перелік
7. Конспекти Музейних Зустрічей
8. Проблематика наукової діяльності в музеях
9. Національна музейна політика: засади наукової діяльності музейних інституцій
10. Управління музейної справи та культурних цінностей: корисні матеріали
11. Сторінка Управління на «Музейному просторі»
12. Фейсбук-сторінка Управління