Безкоштовне програмне забезпечення для обліку музейних фондів: 3 нотатки із власного досвіду

Автор: Іван Шевцов | 12 лютого 2014 18:42 |

У матеріалі йдеться про створення інформаційної системи “Кліо” для обліку музейних фондів співробітниками Харківського історичного музею + Короткий суб'єктивний огляд проблеми інформатизації музейних фондів.

Чому потрібно автоматизувати облік музейних фондів?

Питання автоматизованого опису та обліку фондів у музеях України є нагальним вже не один рік. Справа в тому, що упорядкування інформації про музейні предмети є не лише внутрішньою проблемою музеїв, але прямо випливає із суспільних функцій музею.

Виходячи із визначення Міжнародної ради музеїв, музей – це неприбуткова постійно діюча інституція на службі суспільства та його розвитку, відкрита широкому загалу, яка набуває, зберігає (консервує), досліджує, здійснює комунікацію та експонує матеріальне та нематеріальне надбання людства та його оточення для цілей освіти, навчання та задоволення.

Українське законодавство (зокрема, закон “Про інформацію”) встановлює, що “право на інформацію створенням можливостей для вільного доступу до статистичних даних, архівних, бібліотечних і музейних фондів, інших інформаційних банків, баз даних, інформаційних ресурсів”.

Інформатизація обліку музейних фондів (та іншої музейної інформації) створює нові можливості для комунікації музею з зовнішнім середовищем та є вимогою часу.

Переваги автоматизованої обробки музейної інформації очевидні. Однак, наведемо простий приклад. Якщо інформація про музейні предмети (фонди) міститься на паперових носіях, то для доступу потрібні:

1) фізична присутність дослідника у фондах музею (не можна отримати інформацію за межами музею)

2) безпосередній пошук у паперових каталогах (значні витрати часу)

3) копіювання з матеріальних носіїв (грошові витрати).

Таким чином, електронний облік музейних фондів створює безумовні переваги для дослідника під час пошуку та отримання інформації.

Звичайно, в першу чергу автоматизація вигідна музеям зі значними обсягами фондів (наприклад, у Харківському історичному музеї зберігається більше 300 тис. предметів), тому перехід від паперових носіїв до електронних безпосередньо підвищить ефективність роботи.

Вибір системи автоматизації музейних фондів

Існує декілька шляхів для музеїв, які бажають провести інформатизацію фондів. На практиці це, зазвичай, означає пошук програмного та апаратного забезпечення.

По-перше, можна придбати і запровадити готову систему, створену сторонніми організаціями. На ринку є декілька систем, що застосовуються у тому числі українськими музеями: “Каміс”, “Ніка”, АС “Музей” (усі розроблені у Росії). Переваги: системи створені професійними розробниками, подальша технічна підтримка. Недоліки: фінансові витрати, необхідність адаптації до українських вимог, неможливість підлаштування до існуючої інформаційної системи музею.

По-друге, можна скористатися безкоштовним програмним забезпеченням.

Єдина вигода — безкоштовність. Недоліки — необхідність (якщо можливо) адаптації до вітчизняних вимог, неможливість “вбудуватися” в існуючу інформаційну систему музею. Різновидом такого підходу є користування єдиної державної системи обліку музейної інформації, яка б надала уніфікований доступ до загальнодержавного музейного фонду. Наразі, в Україні така система відсутня.

По-третє, є можливість замовити створення власної системи на замовлення (тобто застосувати аутсорсінг). Очевидний недолік — це найдорожчий варіант. Аутсорсінг з використанням кваліфікованих розробників програмного забезпечення - “не по кишені” державним та комунальним музеям. Перевагами може стати висока якість системи та повна відповідність запитам музею.

По-четверте, існує варіант із створення та запровадження інформаційної системи власними силами. Це особливий підхід, тому що малоймовірно, що музей матиме ресурси (кваліфіковані кадри) для виконання цього завдання. Можливий недолік (або ризик) — недостатня якість розробки інформаційної системи музею. За такого варіанту “кадри вирішують все”. Переваги: не треба залучати кошти (критично для неприбуткових організацій), повний контроль створення системи, підлаштування під існуючу інформаційну систему.

Приклад реалізації такого підходу у Харківському історичному музеї — у наступній нотатці.

У цьому матеріалі ми не будемо стверджувати, що один з підходів є найкращим, а інші треба відкинути. Цей вибір, на нашу думку, є суб'єктивним та залежить від різних чинників. Також оминемо можливість використання фандрайзингу та стороннього залучення коштів.

Створення інформаційної системи “Кліо” у Харківському історичному музеї

Проблема автоматизації фондів привернула увагу ХІМ у середині 1990-х років. Зважаючи на багатотисячний обсяг фондової колекції, переваги інформатизації були очевидними. Внаслідок співробітництва із Національним музеєм історії України була запроваджена система, створена на замовлення НМІУ. Технічні характеристики системи: операційна система MS DOS, система управління базами даних dBase, мережева архітектура “файл-сервер”. За декілька років роботи системи до баз даних було внесено інформацію про більше ніж 30 тис. музейних предметів. Однак пізніше внаслідок ряду факторів, зокрема, технічної застарілості цієї системи, її використання було припинено.

Прийняття рішення про створення інформаційної системи обліку музейних фондів було зумовлено двома факторами:

1) наявністю співробітників з відповідною кваліфікацією

2) відсутність перспективи знайти кошти для вирішення цієї проблеми.

Також слід додати, що розробка системи ґрунтувалася на ентузіазмі цих співробітників та здійснювалася переважно у вільний від роботи час.

Упродовж 2012 р. нами була розроблена інформаційна система опису, обліку музейних предметів “Кліо” (ІС “Кліо”). При цьому було дотримано вимог щодо опису колекцій та заповнення Науково-уніфікованих паспортів, затверджених урядовими та міністерським актами. Таким чином, інформація про кожен предмет представлена:

а) як запис у базі даних

б) як паперовий Науково-уніфікований паспорт.

У випадку змін законодавчих вимог щодо ведення обліку (або зміни форм документів), можна зробити відповідні налаштування системи. Наприклад, змінити зовнішній вигляд Науково-уніфікованого паспорту.

У системі реалізовано розподіл прав доступу за користувачами та ролями. На практиці це означає обмеження певних користувачів у можливості прочитати/змінити/видалити інформацію у певних паспортах музейних предметів.

Апаратно система “Кліо” побудована за архітектурою “клієнт-сервер” та складається із серверу та робочих станцій (терміналів). На робочі станції не потрібно встановлювати спеціальне клієнтське програмне забезпечення (взаємодія через веб-браузер). Програмне забезпечення сервера складається із операційної системи Linux Ubuntu, системи управління базами даних MySQL та власне системи «Кліо» (написаної мовою програмування php).

ІС “Кліо” створення з використанням програмного забезпечення з ліцензією типу GNU GPL, тому в подальшому може поширюватися лише безкоштовно (за умовами ліцензії) із збереженням немайнових авторських прав.

Розробниками було проведене “польове” тестування, яке засвідчило придатність системи до роботи. Відпрацьований повний цикл: первинний облік, текстовий опис музейного предмету, дигіталізація (внесення зображення предмету), класифікація, створення науково-уніфікованого паспорту, пошук інформації у базі даних.

Нажаль, повноцінне введення у дію системи у 2013 р. було неможливим через проведення повної інвентаризації фондової колекції у ХІМ.

Наразі розробникам хотілося би донести цю інформацію до вітчизняної музейної спільноти. Також цікаво було б дізнатися чи є подібний досвід створення інформаційних систем у інших музеях.

Декілька скріншотів для прикладу

1. Сторінка науково-уніфікованого паспорту

2. Сторінка пошуку за критеріями

3. Сторінка пошуку за актом

4. Результати пошуку

Схожі публікації

Коментарі (13)

Роман | 12 лютого 2014 22:42:41

Досвід створення такої програми є і у нас в Державному природознавчому музеї НАНУ (м. Львів). Тут лежить демо-версія: http://museum.lviv.net/portals/base_demo/demo/index.php А тут можна почитати дещо про її створення: http://museum.lviv.net/portals/base_demo/demo/index.php Платформа та сама PHP-MySQL-JavaScript.

Відповісти

Роман | 13 лютого 2014 00:08:26

Друге посилання неправильно вставилося, ось правильне: http://www.pip-mollusca.org/page/museology/basa_dannych_gerbarium.php

Відповісти

Влад Піоро | 13 лютого 2014 09:16:54

Дуже добре, що є такі ентузіасти, які розуміють суть проблеми та необхідність (невідворотність) впровадження електронного музейного обліку. Однак, є застереження. В Україні, як відомо, відсутня нормативно-правова та методична база електронного музейного обліку. Згідно з Положенням про музейний фонд України, облік музейних предметів в електронній формі в принципі можливий, але має здійснюватися відповідно до Порядку, який досі не розроблений. Вихідні ж форми документації (зокрема, науково-уніфікований паспорт) не можуть бути вичерпним джерелом для формування структури БД. Намагання вирішити проблему самостійно (чи то шляхом придбання готового зарубіжного програмного пакету, чи то власної розробки) дасть короткострокові переваги тільки на рівні окремого конкретного музею. Якщо ж говорити про об’єднання інформації – регіональні та національні банки даних – така розрізненість інструментарію, а головне методологічного підходу у його використанні може стати дуже серйозною перешкодою. Український центр розвитку музейної справи (УЦРМС) починаючи з середини 2000-х років присвятив цій проблемі трохи уваги та публікацій. Зокрема, я вже неодноразово наголошував, що якщо ставити за мету впровадження системи обліку музейних колекцій у національних масштабах, то порядок має бути виключно таким: 1) розробка належної нормативної бази та національних стандартів електронного музейного обліку із врахуванням актуальних міжнародних стандартів, рекомендацій Міжнародної ради музеїв (ІСОМ) та інших організацій; 2) впровадження на місцях, у конкретних музейних закладах програмно-апаратних засобів автоматизації фондово-облікової діяльності, що мають відповідати національним стандартам музейного електронного обліку та обміну інформацією. Підкреслю, нехай це будуть різні програмні пакети, з яких музей сам вибере той, який йому по функціоналу/ціні кращий. Головне аби всі вони в основі відповідали вимогам єдиного встановленого порядку; 3) забезпечення роботи загальнодержавного електронного реєстру музейних предметів, інформація до якого має надходити зі службових баз даних конкретних музеїв. Враховуючи, що очікувати створення вже згадуваного Порядку електронного обліку від Мінкульту можна ще довго, УЦРМС восени 2013 року виступив з ініціативою, аби пропозиції до цього Порядку сформувала сама музейна спільнота. Докладніше про це – у черговому числі друкованого журналу «Музейний простір». Всіх, кому цікаві подробиці, а також, хто готовий взяти участь в роботі ініціативної групи, запрошую звертатися за контактами: vlad@prostir.museum, +38044 390 82 64

Відповісти

Іван Шевцов | 13 лютого 2014 09:55:18

Дякую за інформацію. Буде цікаво ознайомитися

Відповісти

Іван Шевцов | 13 лютого 2014 10:26:35

Я абсолютно погоджуюся, що відсутність нормативно-правового підгрунтя є перешкодою для створення таких систем обліку. Можливо, шляхом вирішення буде створення загальнодержавної "уніфікованої" системи (можливо на зразок російського або білоруського єдиних каталогів). Але враховуючи системну кризу, у якій знаходиться музейна сфера, марно очікувати таких "зрушень" у найближчі роки. Особливо це стосується "впровадження на місцях, у конкретних музейних закладах програмно-апаратних засобів". Дуже просто - грошей на це немає. Водночас, у разі прийняття єдиних державних стандартів щодо обліку, уже створена інформація може цілком бути використана. Тобто, існуючі БД можуть бути інтегровані до пізніше прийнятої системи. Звичайно, є ризики. Ще, на мою думку, не слід недооцінювати "короткострокові переваги" автоматизації обліку, яка на практиці значно підвищить роботу з фондами (особливо з великими). Зрозуміло, що "в ідеалі" має бути системний підхід (про який було сказано) та правове регулювання з боку держави. І ще один аспект. У разі прийняття єдиних стандартів щодо електронного обліку, так чи інакше, треба користуватися певним програмним/апаратним забезпеченням. Ось тут є ризики лобіювання та нав'язування певного продукту, виробленого "наближеними" фірмами (і для "відкатів"). Це можна зараз спостерігати, наприклад, у сфері ПЗ для бухгалтерського обліку.

Відповісти

Влад Піоро | 13 лютого 2014 11:30:05

1. Системні зміни далеко не завжди вимагають великих коштів, а системна криза – не зводиться до безгрошів’я :) 2. Я не казав про впровадження єдиної для всіх системи (в сенсі єдиного програмного забезпечення). Звичайно, що саме такий підхід є найбільш небезпечним з точки зору зловживань і корупції та найменш гнучким до потреб конкретних музеїв різного профілю. Єдиний стандарт – не означає одне програмне забезпечення одного виробника. Я прихильник здорової конкуренції. Позитивний приклад – Великобританія. Є загальний стандарт та купа програмного забезпечення, що в основі відповідає йому: від безкоштовного до супер-пупер навороченого. 3. Ви ж не станете заперечувати, що відсутність грошей у Вашому музеї не завадила «впровадженню на місці, у конкретному музейному закладі програмно-апаратного засобу», який, наскільки я розумію, більш-менш відповідає потребам Вашого музею :) Я дуже радий за ХІМ, що у нього є такі фахівці як Ви. Багато Ваших однодумців в інших музеях мають подібний до Вашого досвід, цінність якого важко переоцінити. Однак, якби у Вашому розпорядженні був заздалегідь затверджений Порядок (читай – єдиний стандарт) та методичні рекомендації, Ваш час та ресурс був би витрачений із ще більшою ефективністю. 4. В «короткострокових перевагах» не бачу нічого поганого окрім того, що вони короткострокові та не знімають, в перспективі, необхідності «танців з бубнами» по роботі навіть з вже введеною інформацією. Адже структура баз даних, ступінь деталізації в процесі формалізації, логіка зв’язків можу виявитися кардинально відмінними. Звичайно, це можна вирішити впровадженням стандарту обміну даними, але ж він для цього має бути спочатку розроблений та стати частиною Порядку. 5. За сьогоднішніх умов Порядок електронного обліку музейних цінностей в Мінкульті немає кому розробляти. Це головна причина, чому документ досі відсутній попри вимогу чинного законодавства. В музеях, як показує, зокрема, досвід ХІМ (а ще ДІМ, ЛПМ, МРМ, СХМ та ще ціла купа інших)) –такі фахівці є і мають велику ідейну мотивацію. Інше питання, чи готові вони об’єднатися заради спільного напрацювання конкретного документу? УЦРМС має скромний ресурс для того щоб забезпечити координацію робочого процесу ініціативної групи, до якої запрошуємо всіх бажаючих. До речі, започаткування ефективної кооперації представників професійної спільноти з метою створення конкретних проектів документів, які б відповідали реальним потребам галузі – один з факторів виходу з системної кризи. Повірте – це працює. Навіть в тих країнах, де мінкультів взагалі немає :)

Відповісти

Роман Гураль | 13 лютого 2014 17:16:26

Абсолютно погоджуюсь з усім вищесказаним. Із задоволенням би взяв посильну участь в роботі такої групи, яка би мала виробити єдиний стандарт щодо баз даних. Я можу уявити собі всю складність такої роботи, оскільки така проблема у нас виникла на локальному рівні, в організації (Державний природознавчий музей НАНУ), коли ми пробували виробити спільну базу для організації. На жаль нічого з цього не получилося, спільної бази не вдалося зробити, в активній роботі зараз перебуває декілька локальних баз на основі MAcces і мережева база, приклад якої я навів в своєму 1 повідомленні, яка би мала стати першим кроком до створення єдиної бази на рівні організації. З цього часу все зупинилося, оскільки фінансування, як такого на такі роботи немає, а були бази потрібні були для наукової роботи. Так, що я дуже зрадів, коли побачив статтю на цьому сайті. На 90% роздуми автора про тему співпадають із моїми міркуваннями щодо розвитку таких музейних баз.

Відповісти

КЛІО | 17 лютого 2014 14:10:44

Безкоштовне забезпечення є на сайті ЮНЕСКО, але потрібен переклад, вдосконалення та єдиний стандарт для обміну інформацією між музеями http://kak.znate.ru/docs/index-92332.html?page=3 www.unesco.kz/museolog/.../museolog-4.7.3-w...‎ до всього потрібна лише організація та запровадження програмного забезпечення Міністерством культури..., якому, чомусь все "руки не доходять"... Будемо сподіватись, що ХХІ століття таки прийде і фонди музеїв України!

Відповісти

Павел Р. | 18 лютого 2014 23:01:14

Я вообще не понимаю зачем весь сыр-бор разводить? Уже есть готовые решения - тот же КАМИС. Качественный продукт, разработан специалистами, внедрен во многих музеях, обеспечивает все функции, которые нужны в работе. Зачем пытаться еще что-то придумывать да еще самому разработать на коленке. КАМИС купить денег жалко, пусть лучше экскурсоводы в свободное от экскурсий время разработают для музея аналог. Ну и получится очередной ляпсус. Если проблема в извечной жажде халявы, нужно именно "бесплатное програмное обеспечение", то бесплатный сыр бывает только в мышеловке. А за качественный продукт нужно платить. Приходилось наблюдать как многие предприятия пытались экономить и вместо того чтоб заказать сайт профессионалам делали его своими силами или заказывали знакомому "компьютерщику". Зрелище получалось скажем так жалкое. И работали они соответственно. Зачем снова наступать на теже грабли? Может пусть лучше экскурсоводы водят экскурсии, а программы разрабатывает те кто в этом разбирается?

Відповісти

Влад Піоро | 19 лютого 2014 10:44:55

Тому я і кажу насамперед, не про розробку ПЗ, а про необхідність впровадження єдиної нормативної та методологічної бази, тезаурусів та стандарту обміну інформації (не з нуля, а через локалізацію та адаптацію вже існуючих міжнародних). Використання ж єдиного ПЗ без єдиної нормативної та методологічної бази не гарантує належної уніфікації процесу, навіть якщо це КАМІС :)

Відповісти

Іван Шевцов | 25 лютого 2014 21:33:39

Для Павел Р. | 18 лютого 2014 23:01:14 1. "Я вообще не понимаю зачем весь сыр-бор разводить?" Мне кажется, что для этого и существует платформа prostir.museum: высказывать свое мнение, дискутировать по поводу проблем, имеющихся в "музейном пространстве". Хотя, может быть, Вы a priori уверены в правильности своего мнения... 2. "Если проблема в извечной жажде халявы, нужно именно "бесплатное програмное обеспечение"". Думаю, многие согласятся, что бесплатное, в частности бесплатное open-source программное обеспечение не всегда хуже "платного". Например, для работы данного сайта используется веб-сервер, относящийся к свободному ПО (и вроде бы, "качественно" работает).

Відповісти

Раиса | 07 січня 2015 14:01:04

Очень интересная информация, а возможно ли ее где то скачать и пользоватся ею в школьном музее? Я бы попробовала ввести фонды своего музея

Відповісти

Раиса | 07 січня 2015 14:04:08

ответ прошу отправить по адресу:е-mail^ 16_raisa@mail.ru

Відповісти