Показники для оцінки роботи музею з персоналом відповідно до стандарту Міжнародної організації зі стандартизації (ISO)

Міжнародна організація зі стандартизації (ISO) розробила Стандарт ISO-21246 для музейної спільноти в якому прописані ключові показники професійної діяльності музеїв всіх типів.

Даний документ був розроблений у тісній співпраці з Міжнародною радою музеїв (ICOM) та Європейської групи з музейної статистики (EGMUS).

У Стандарті ISO-21246 вказується набір ключових показників:

1. для оцінки якісної роботи музеїв з метою стратегічного планування та внутрішнього управління музеями; 
2. для звітності перед зацікавленими сторонами, такими як фінансові установи, політики або громадськість;
3. для просування ролі і цінності музеїв для навчання і досліджень, освіти та культури, соціального та економічного життя;
4. для порівняння результатів лонгітюдним методом дослідження;
5. для порівняння показників між музеями.

Ключові показники музею можуть дати інформацію про те, в якій мірі поставленні цілі в роботі музею були досягнуті. Їх можна використовувати для оцінки якості і ефективності функціонування  музею. Вони можуть і повинні вказувати на проблеми і недоліки в роботі музею, щоб можна було вжити заходів для їх усунення. Дуже важливо, щоб індикатори в цьому документі дозволяли робити раціональну, неупереджену і не обмежену місцевими умовами оцінку музеїв і їх вкладу в суспільство.

Музейні показники як інструмент оцінки переслідують три основні цілі:

а) зробити процес управління музеями більш ефективним;

б) бути джерелом інформації для довідок, для діалогу між співробітниками музею,  організаціями, що фінансують музейні інституції, між музеями та громадськістю;

в) застосовуватись для порівняльного аналізу музеїв, що мають схожі завдання або цілі.

Основна мета використання музейних індикаторів - самодіагностика. Це може включати лонгітюдне дослідження, в якому порівнюють результати одного року з результатами попередніх років в одному і тому ж музеї.

Другорядна мета - заохочення проведення компаративних досліджень між різними музеями. Цьому процесу сприяє стандартизація музейних показників і процедур збору даних. Однак такі порівняння завжди повинні проводитися щодо: місії та основних завдань, ресурсів, різних аудиторій,  моделей управління, внутрішніх процедур.

Якщо порівнюються оцінки показників в різних музеях, їх слід проводити з великою обережністю і з повним розумінням обмежень таких порівнянь.

Розглянемо одну з основних складових функціонування музею – музейний персонал.

Сталість розвитку музею, а також готовність музею до майбутнього за Стандартом ISO-21246  оцінюється по його залученню до навчання персоналу, участі персоналу у спільних партнерствах та проєктах, а також по кількості волонтерів від загального числа музейних співробітників.

Для успішної музейної роботи важливий ряд ключових чинників. Найбільш актуальними з них є:

- компетентність персоналу: співробітники повинні бути професіоналами музейної справи;

- висока якість надання послуг, наприклад: об'єктивний і науково обґрунтований опис об'єктів, актуальні каталоги, надання коректної інформації на запити дослідників;

- клієнтоорієнтованість: послуги повинні бути орієнтовані на відвідувачів і, разом з тим, на конкретні цільові групи, наприклад: сім'я, діти, місцева громада, громадяни з особливими потребами, дослідники, туристи;

- чуйність працівників: персонал, що працює з відвідувачами має володіти комунікативними навичками, повинен бути доброзичливим і готовим допомогти.

Розглянемо основні показники для оцінки музейного персоналу.

Один з таких  - «Кількість годин відвідування офіційних навчальних занять на одного співробітника».

Через те що нові інформаційні та комунікаційні технології радикально змінюють повсякденну музейну практику і робочий процес, у багатьох музеях відбувається зміна методів популяризації та інтерпретації колекцій, в результаті чого відвідувач опиняється в центрі уваги. Тому у всіх музеях особливо важливо  підтримувати та розвивати компетентність співробітників.

Час витрачений на навчання співробітників можна розглядати як міру здатності музею йти в ногу з розвитком в різних областях.

Даний показник необхідний для того щоб оцінити підвищення кваліфікації музейних працівників шляхом відвідування навчальних занять, а також пріоритет, який музей надає розвитку персоналу.

Як визначити показник? Для цього необхідно кількість годин відвідування співробітниками офіційних навчальних занять, поділити на загальну чисельність музейного персоналу.

Кількість годин відвідування офіційних навчальних занять визначається шляхом обліку співробітників музею, які відвідують ці заняття, і шляхом підрахунку годин тривалості цих занять. Потім це число ділиться на загальну кількість співробітників, за формулою D=A/B, де А - кількість годин відвідування формальних навчальних занять протягом певного періоду часу; B - це загальна кількість співробітників музею на кінець цього періоду. Заокруглення до найближчого цілого числа.

Даний показник представляє собою дійсне число без верхньої межі. Більш високе число вказує на підвищення компетентності з точки зору пройденого навчання. Менша кількість може вказувати на необхідність сприяння навчанню персоналу.

Але є застереження, що велика кількість відвідувань офіційних навчальних занять може бути результатом того, що кілька співробітників відвідують багато занять і результат буде не релевантним. Для менеджерів буде важливо слідкувати за загальною чисельністю співробітників, які відвідують заняття. На цей показник також буде впливати введення в звітному році нових послуг, що вимагають додаткового навчання. Цей показник можна застосовувати до всіх музеях, а також можливо порівняння між музеями.

Навчальні заняття, які проводяться всередині організації, за кордоном або в режимі онлайн і проводитися співробітниками музею або зовнішніми експертами також включаються до показника.

Варто зауважити, що в цей показник не беруться до уваги волонтери, через те що в сенсі цього показника формальне навчання означає заздалегідь заплановане навчання професійним навичкам відповідно до їх ролей в музеї.

Неформальне навчання також не включається у показник.

Ще одним з основних показників є – «Відсоток часу, що витрачається співробітниками на спільні партнерства і проєкти».

У музеїв є давня традиція у співпраці, наприклад: при організації виставок або при роботі зі школами в освітніх цілях. Сьогодні музеї, крім цих традиційних завдань, беруть участь у спільній діяльності з участю різних організацій і аудиторій, і їм доводиться стикатись з новими подіями в інформаційному світі який стрімко розвивається, такими як оцифрування колекцій, взаємодія в соціальних мережах  або розвиток мобільних технологій / VR і AR. Музеї зможуть краще справлятися зі змінами і новими вимогами, якщо вони будуть співпрацювати з іншими установами зі схожими інтересами.

Мета даного показника оцінити місцеве, регіональне, національне та міжнародне співробітництво музею, а також його важливість і вплив.

Визначити показник можна так: час персоналу (розраховане в ЕПЗ) задіяного в кооперативних партнерства і проєктах, поділений на загальну чисельність музейного персоналу (ЕПЗ). 

Еквівалент повної зайятості (ЕПЗ) (Full-time equivalent - FTE) -  це одиниця, яка дорівнює часу одного співробітника, який працює на умовах повної зайнятості протягом одного року. Наприклад, якщо з трьох осіб, що працюють в музеї, один працює чверть робочого дня, один працює неповний робочий день і один працює повний робочий день, то ЕПЗ цих трьох осіб буде 0,25 + 0,5 + 1, 0 = 1,75 співробітників (ЕПЗ).

Кількість музейних співробітників (ЕПЗ) в спільних партнерствах і проєктах розраховується шляхом додавання часу, витраченого всім постійним і тимчасовим персоналом, включаючи проєктний персонал, на планування, підтримку і розвиток співпраці, а також роботу в спільних партнерствах і проєктах.

Кількість працівників, які працюють над міжнародними партнерствами і проєктами, також можна підрахувати окремо.

Оскільки багато співробітників вкладають час в співробітництво, партнерство і проєкти, дані слід збирати шляхом вибірки. Персонал повинен вести робочі щоденники або журнали обліку робочого часу протягом тижня або декількох репрезентативних днів, а потім розраховується кількість часу, витраченого на партнерські відносини і проєкти, як відсоток від загального часу персоналу, відпрацьованого за період вибірки. Якщо реєстрація часу неможлива, замість цього можна оцінити цю частку.

Частка співробітників в спільних партнерствах і проектах представлена формулою

D=А/B × 100, де А - кількість співробітників музею (ЕПЗ), які планують, підтримують і розвивають партнерства і проекти; B - загальна чисельність музейного персоналу (ЕПЗ).

Округлення результату до одного десяткового знака. Показник  представляє собою дійсне число від 0 до 100.

Високий бал буде вважатися хорошим, оскільки він показує участь музею  місцевої, регіональної, національної або міжнародної діяльності.

Результати показника можуть сильно відрізнятися по роках і можуть залежати від наявності фінансування (для проектів). Показник буде найбільш корисним, якщо його застосовувати послідовно протягом багатьох років.

За Стандартом ISO-21246 партнерство визначається як - триваюче формалізоване співробітництво між музеєм і однією або декількома іншими організаціями, включаючи інші музеї, зазвичай щодо певних послуг або видів діяльності.

Проект - унікальний процес, що складається з набору скоординованих і контрольованих дій з датами початку та закінчення, що вживаються для досягнення мети, яка відповідає конкретним вимогам, включаючи обмеження за часом, вартості та ресурсів.

Даний показник можна застосовувати до більшості музеїв. Порівняння між музеями можливо, якщо брати до уваги різні можливості фінансування проектів.

Останній показник що стосується музейного персоналу -  «Частка волонтерів від загального числа музейних співробітників».

Волонтер - людина, яка виконує музейні завдання без оплати, хоча волонтери можуть отримувати символічне відшкодування або компенсацію витрат.

Волонтери в музеях можуть з різних причин пропонувати роботу безкоштовно. Вони хочуть підтримати конкретний музей і / або отримати навички та знання, особливо працюючи великому музеї. З іншого боку, багато невеликих музеї не могли б існувати без допомоги волонтерів.

Великий обсяг волонтерської роботи може вказувати на привабливість і популярність музею, а також на високе визнання в його суспільстві. Даний індикатор оцінює рівень залучення волонтерів музеєм.

Показник визначається часткою волонтерів від загального числа співробітників музею за звітний період, як правило, за рік.

Розраховується таким чином: підрахуйте кількість всіх активних волонтерів за звітний період. Якщо інформація недоступна, то необхідно провести оцінку. Потім кількість годин конвертується в ЕПЗ відповідно до національних правил робочого часу.

Підрахуйте кількість співробітників ЕПЗ, які працювали протягом звітного періоду, включаючи тимчасовий і проектний персонал, а також волонтерів. Відсоток годин волонтерської роботи показаний формулою D= А/B × 100, де А - кількість волонтерів (ЕПЗ); B - загальна чисельність музейного персоналу (ЕПЗ) за звітний період, включаючи волонтерів. Округлення результату до одного десяткового знака.

Приклад: у музеї п'ять волонтерів, які за рік відпрацювали в цілому 520 годин. Це буде в середньому десять годин на тиждень. З огляду на унормований робочий час - 40 годин в тиждень, волонтери приходять до 0,25 ЕПЗ.

Протягом звітного періоду в музеї було 3,5 штатних співробітника і 0,5 штатних співробітників проекту.

Загальна кількість співробітників тоді становила 3,5 + 0,5 + 0,25 = 4, 25 ЕПЗ.

Відсоток волонтерів 6,06.

Показник представляє собою ціле число від 0 до 100.

Високий бал вважається хорошим, бо це означає, що музею вдалося залучити велику кількість волонтерів своєю колекцією, своєю діяльністю і своєю популярністю.

Результати показника можуть сильно відрізнятися по роках, і на них будуть впливати видатні музейні події протягом року, або підготовка до бієнале/трієнале.

Даний показник актуальний для всіх музеїв і його можливо застосовувати для порівняння музеїв одного типу і розміру.

Кількість волонтерів може дати інформацію про соціальну основу музею, наявність асоціації друзів музею та кількість її членів, може дати інформацію про відкритість музею перед суспільством.

Ключові показники які визначені при застосуванні правильної методології у сфері роботи з музейним персоналом дають уявлення наскільки стабільний музей може бути у майбутньому, а також реальну картину стану речей, а у порівняні з аналогічними музеями виявити слабкі та сильні сторони.

Для української музейної сфери цей Стандарт з ключовими показниками для оцінки роботи музею з персоналом може застосовуватись з методологічними доопрацюваннями. В штатному розписі музеїв немає таких співробітників у яких в посадових обов’язках були такі функції як  збирання, систематизація, опрацювання інформації щодо кількості часу який витрачають співробітники на навчання, підвищення кваліфікації, на роботу над різноманітними проєктами, а також інформації по роботі з волонтерами.

Через те що, по суті, в Україні відсутня система підготовки фахівців для музеїв і підвищення їх кваліфікації, то релевантність показника «Кількість годин відвідування офіційних навчальних занять на одного співробітника» буде низькою.

Хоча в Україні прийнято окремий Закон «Про волонтерську діяльність», але в Законі «Про музеї та музейну справу» взагалі жодного разу не зустрічається слово «волонтер», і їх діяльність у музейні сфері ніяк не зарегульована. Переважна більшість музеїв відмовляється від систематичної роботи з волонтерами, тому релевантність показника буде низькою.

Ключові показники надають орієнтири, де необхідно виправити ситуацію, а це створює сприятливі умови для розвитку музею.  Показниками для оцінки роботи музею з персоналом направленні щоби визначити сталість розвитку музею у майбутньому, якщо ці показники низькі, то музей не можна вважати успішним.

Бєлінський Євген, 

виконавчий секретар ІСОМ України.